Вы неправильно понимаете последовательность действий.
Данные непрерывно или по триггеру пишутся в базу данных.
А в отчёт по какому-либо событию попадают данные, отфильтрованные из базы данных.
Каждый новый отчёт - это новый файл. Если вам не нужно несколько файлов, просто не создавайте несколько отчётов. Создавайте один и ровно тот, что вам нужен.
Время учитывает часовой пояс.